Выходные документы

Основными выходными документами являются различные виды отчетов Access, файлов Excel и Word.
Отчеты запускаются нажатием на кнопку «Отчеты» или «Печать» на основных формах. При этом открывается либо сам отчет, либо форма Отчетность, в которой представлены все доступные для просмотра и печати документы.

Чтобы открыть нужный документ, кликнете дважды по соответствующему названию (выделено синим цветом). Рассмотрим подробнее назначение полей табличной формы:

1. № - порядковый номер записи. По нему происходит сортировка по возрастанию при открытии формы. Чтобы изменить порядок следования записей нужно поставить соответствующий порядковый номер.
2. Обозначение документа – текстовое обозначение документа (отчета). Значение в этом поле будет отображаться при открытии отчета как его название - заголовок. Если необходимо изменить заголовок, тогда исправьте соответствующим образом текст в поле.
3. Экспорт – выбирается формат экспорта при открытии отчета.

• Нет – установлено по умолчанию. Отчет открывается для просмотра
• Снимок – при открытии отчета будет автоматически создан его снимок и сохранен в каталоге, обозначение которого задается в поле «Суб. каталог снимков». Путь к общему каталогу снимков показан в поле «Каталог снимков отчетов». Переназначить каталог можно нажатием на кнопку справа.
• Excel – отчет выгружается в Excel.
• Internet – снимок отчета отправляется на почтовый адрес, указанный в поле Email

4. Суб каталог снимков – здесь задается название каталога, в котором будет сохранен снимок. Если каталога не существует, то он будет создан автоматически.
5. Формат – указан формат вывода отчета
6. Тип – указан тип отчета
7. Email – в случае выбора формата экспорта Internet в этом поле можно указать почтовый адрес по умолчанию, на который будет отправлен снимок отчета. Если поле оставить пустым, то откроется почтовая программа, где необходимо будет ввести адрес отправки вручную.

Поля «Обозначение документа», «Каталог выгрузки», «Email» доступны для редактирования. В поле «Экспорт» можно только выбирать из списка.

Имя кнопки	Выполняемая команда
Обновить	Обновляет содержимое табличной формы
Печать	Запускает для просмотра и печати отчет, показывающий список всех используемых отчетов в программе
Справка	Запускает данную справку к программе

Снимок отчета – это файл (с расширением .snp), содержащий копию каждой страницы отчета Microsoft Access с высокой точностью воспроизведения, в том числе с воспроизведением двумерного макета, графики и других внедренных объектов. Для просмотра снимков служит специальная программа Snapshot Viewer (Просмотр снимков). По умолчанию программа автоматически устанавливается средствами Microsoft Access при первом создании снимка отчета.

При печати и распространении отчетов среди пользователей в составе и за пределами организации использование снимков отчетов может дать существенную экономию времени и денег. Вместо фотографирования и отправки по почте отпечатанных отчетов Microsoft Access их можно распространять и публиковать в электронном виде с помощью электронной почты или Web-обозревателя, такого как Microsoft Internet Explorer. Пользователи могут легко и быстро просматривать отчеты на экране и печатать только нужные им страницы. Это особенно полезно, если отчеты содержат цвет и изображения, такие как диаграммы и рисунки.
Все каталоги снимков отчетов хранятся в общем каталоге снимков, путь к которому указан в соответствующем поле в верхней части формы. Для его изменения нажмите кнопку справа. То есть, сохранение снимков отчетов организовано таким образом: общая папка для всех снимков, в ней папки для каждой группы снимков (снимки соответствующего отчета) с названиями согласно полю «Суб каталог снимков».

Имена создаваемых снимков формируются автоматически как: Текущая дата + Текущее время. Например: 30.07.2007(07-49).snp

Для просмотра снимка запустите его двойным щелчком. При первом запуске, если не установлена программа «Snapshot Viewer», то появится окно сообщения «Компонент не установлен». Нажмите «ОК» и программа автоматически установится (если дистрибутив Office хранится на диске, то потребуется вставить диск).

На второй вкладке формы указаны параметры настройки отчетов – каталог выгрузки снимков отчетов, каталог шаблонов договоров, основной каталог выгрузки договоров, созданных на основе шаблонов.

Изменить путь каталога можно ручным редактированием, или при помощи диалогового окна выбора директории, открываемого двойным щелчком по полю (выделено синим цветом).

При открытии отчета в верхней части окна просмотра появляется панель меню. Кнопка со значком принтера служит для вывода на печать отчета. Распечатать его можно так же нажав правой кнопкой мыши по отчету и выбрав печать.

Эта панель меню появляется при открытии всех отчетов Access.

При выборе одной из трех кнопок разметки «Одна страница», «Две страницы», «Несколько страниц» в случае, когда данные отчета не помещаются на одной странице можно просматривать сразу несколько страниц одновременно.

В списке «Окно» задается масштаб увеличения отчета. Выбрав его и щелкнув затем левой кнопкой по отчету, Вы получите соответствующее увеличение.

Отчет удобнее закрывать не нажатием на крестик в правом верхнем углу (можно промахнуться, и закрыть саму программу), а через кнопку «Закрыть» в панели меню.