Резервное копирование базы данных

Предлагаемая база данных является разделенной, т. е. состоит из двух основных файлов: файла с данными и файла приложения. В первом из них хранится непосредственно вся информация, которую вносят пользователи, во втором – формы, отчеты, таблицы, модули и т. д., т.е . все то, что видит пользователь при работе с базой. Это необходимо в основном для того, чтобы стало возможным обновлять клиентскую часть программы (файл приложения для пользователя), не трогая введенных им данных. К примеру, если Вы со временем захотите обновить версию программы на более новую, то Вам нужно будет просто заменить старый файл приложения на новый. Введенные ранее данные при этом не пострадают, так как хранятся в другой части приложения.

Хотя Access является достаточно надежной системой для работы с базами данных, тем не менее общепринято создавать резервные копии базы на случай непредвиденного сбоя программы. Предлагается такая стандартная схема копирования:

• ежедневно производить резервное копирование нажатием на кнопку «Копировать» основной формы приложения, которая появляется при запуске программы.
• раз в неделю сохранять последнюю исправную копию базы на внешнем носителе (диске)

Резервное копирование производится через главную стартовую форму. При нажатии кнопки «Архивация» открывается форма для создания/восстановления резервных копий базы данных.

Текущая база – показывает текущий путь подключения. По умолчанию файл с данными располагается в папке установки программы.

Особенностью программы является то, что Вы легко можете преобразовать однопользовательский режим работы в многопользовательский.

Для этого достаточно установить программу на одном из компьютеров, объединенных в общую сеть, затем удалить все части программы, кроме «Сервер.mdb». Поместить его в сетевую папку с открытым общим доступом. Затем установить программу на других компьютерах. Открыть данную форму и нажать кнопку справа от поля текущая база.

• Появится сообщение: «Вы собираетесь сменить подключение?»
• Нажать «Да»
• Появится сообщение: «Текущее подключение удалено! Будете искать?»
• Нажать «Да»
• Появится диалоговое окно поиска файла. Найдите в сети «Сервер.mdb» и укажите его.
• Появится сообщение: «Теперь нужно перезагрузить программу»
• Нажмите «ОК» и программа закроется.

Теперь при повторном запуске программы она будет подключена к «Сервер.mdb». Такую последовательность действий следует повторить на все компьютерах, на которых будут установлены программы. Тем самым все они будут подключены к одному файлу данных – «Сервер.mdb».

• Папка архива – при установке программы создается каталог архива, в котором хранятся резервные копии базы данных. Для изменения/создания каталога нажмите кнопку справа от поля.
• Максимальное количество копий архива – указывается, сколько максимально копий разрешается создавать. Когда их количество станет равно максимально заданному, то при последующем копировании самая старая копия будет заменяться на новую.
• Автоматически копировать при закрытии – если поставить здесь метку, то при каждом закрытии программы будет создаваться резервная копия.
• Копировать – при нажатии на кнопку происходит резервное копирование.
• Восстановить – при нажатии на кнопку происходит замена текущей базы на копию из архива.

Если программа преобразована в сетевую, то перед восстановлением необходимо отключить всех пользователей, иначе не возможно будет сделать восстановление.

Для восстановления базы сначала необходимо выбрать одну из сохраненных копий. Для этого установить курсор на нужную запись в таблице со списком копий, ориентируясь по имени копии. В нем присутствует дата и время создания копии.

---

Ввод и удаление данных

Ввод данных в базу осуществляется через специальные пользовательские формы. Поместите курсор в нужное вам поле и введите данные. В нижней части некоторых форм расположены кнопки перехода по записям. Назначение каждой кнопки показано на рисунке. Стоит особо отметить кнопку «Новая запись». Она создает новую запись в таблице и делает ее текущей.

Формы условно можно разделить на три группы: справочные, служебные и для ввода данных. Справочники являются основной формой хранения данных в программе. Обычно они представлены в виде таблиц. Служебные служат для задания каких либо параметров программы (обычно параметров запросов). Формы для ввода данных служат для внесения информации в базу.

Записи в справочнике используются в основном как источник данных для полей с выпадающими списками подстановок и доступны для редактирования. Для добавления новой записи в табличный справочник установить курсор на последнюю строку (она помечена знаком *) и введите данные. В дальнейшем они будут отображены в соответствующем поле с выпадающим списком.

Для удаления записи из формы табличного вида наведите курсор на левый край таблицы, чтобы он принял вид горизонтальной стрелки, и нажмите левую кнопку мыши. Выделится вся строка. Нажмите DEL. Появится диалоговое окно, спрашивающее, действительно ли следует удалять данные. Нажмите ОК. Чтобы удалить несколько записей в подчиненной табличной форме, выделив верхнюю строку, протащите мышь вниз сколько нужно. Затем удалите записи как ранее.

Перед удалением хорошенько подумайте, так как данные будут потеряны безвозвратно!

Для отмены последнего действия (удаления) сразу же нажмите CTRL Z. (См. ниже)

Для ускорения работы часто удобно пользоваться так называемыми клавишами быстрого доступа к команде. Их еще называют горячими клавишами:

F2 ________________выделить целое поле
CTRL :____________вставить текущую дату
CTRL ;____________вставить текущее время
CTRL ’____________ввод последнего значения
CTRL +____________добавить новую запись
CTRL - ____________удалить текущую запись
SHIFT ENTER_____сохранить запись
CTRL Z____________отменить последнее изменение
CTRL C____________копировать в буфер
CTRL A____________выделить все записи (в режиме таблица)
SHIFT INSERT_____вставить из буфера